A vállalaton belüli kommunikáció legismertebb és sokak tapasztalata szerint méltán legunalmasabb formája az értekezlet. Elkerülhetetlen módja a szervezeten belüli formális kommunikációnak, a legtöbben mégis irtóznak tőle. Pedig az értekezlet nem más, mint egy irányított beszélgetés...
Mik a sikeres értekezlet feltételei?
Előfeltétel a közös téma, a résztvevők és az értekezlet vezetőjének megléte, valamint a részt vevők az iránti elkötelezettsége, hogy az adott témában közös elhatározás, megoldás szülessen. A jó értekezleten híreket és információkat adunk, kapunk, cserélünk. A sajátunktól eltérő álláspontokat ismerünk meg, új kérdések merülnek fel és sor kerül a döntéshozatalra is.
S mik a leggyakoribb hibák, amik kibírhatatlanná teszik az értekezleteket? Vegyük csak sorra őket:
- a vezető személyének vagy kompetenciáinak hiánya
- az időkorlát hiánya, vagy a meglevő időkorlát figyelmen kívül hagyása
- az értekezlet konkrét célmeghatározásának hiánya, illetve a cél figyelmen kívül hagyása
- a vezető és a résztvevők felkészületlensége, információhiány
- a döntéshozó távol maradása, illetve a döntésképtelenség
Mikor teljesen felesleges az értekezlet? Elsősorban akkor, ha csak a rutin miatt tartjuk: hiszen így szoktuk meg. Akkor sincs sok értelme összeülni, ha a részt vevők álláspontjai előre tudottan nagyban különböznek egymástól. Szintén felesleges az időt tölteni az értekezlettel, ha a döntésre jogosultak nincsenek jelen. Ha pedig az értekezlet csak bonyolítana egy egyszerű témát, felejtsük el a közös megbeszélést.
Ellenben nagyon fontos, hogy értekezzünk, ha gyors és széleskörű információátadásra van szükség a gyors cselekvés érdekében. Akkor is segíthet egy értekezlet, ha döntésre van szükség és a döntéshozó információval történő ellátása ily módon a leghatékonyabb. Kiváló alkalmat ad az értekezlet mások nézőpontjainak megismerésére és egy kérdés, téma több szempontból való körüljárására. Ha együttműködés kialakítása és mások álláspontjának megismerése a cél, az értekezlet a legjobb kommunikációs eszköz.
Hogyan készüljünk fel az értekezletre?
Fontos a téma mellett a résztvevők körének, az értekezlet időpontjának, helyének és hosszának gondos meghatározása. A kellő felkészülés érdekében a napirendi pontokat szerencsés bő egy héttel az értekezlet résztvevői számára elküldeni. A gyors és hatékony döntés érdekében az a legcélravezetőbb, ha a témában releváns döntéshozók vannak jelen az értekezleten. Csak azok legyenek ott, akiknek feltétlenül ott kell lenniük. Az időpont meghatározása érdekes kérdés: van, aki a délelőtti, reggeli, mások pedig a délutáni értekezletekre esküsznek. Természetesen a vállalati kultúra is meghatároz szokásokat. Egy tényt nem szabad szem előtt hagyni: a résztvevők igényeit és szükségleteit.
Mik az értekezlet vezetőjének feladatai?
Elsősorban a kitűzött cél ismertetése és a téma mederben tartása. Ugye milyen bosszantó, amikor témát váltva más problémakör kerül terítékre, mely a résztvevők egy részét nem is érinti? Az álláspontok, vélemények megismerése, ütköztetése során fel kell készülni az ellenvéleményekre. A tényekkel alátámasztott beszámolók, vélemények bekérése elejét veheti a meddő vitának. Az értekezlet végén, a döntés meghozatala után nem maradhat el az összefoglalás és a további teendők meghatározása sem. Az emlékeztetők vagy jegyzőkönyvek elkészítése olyan fontos utómunka, mely elmaradhatatlan.
Van már ötlete, hogy miként teheti értékessé és tartalmassá a következő értekezletet?
