A nyár adja a téma aktualitását. Mert a nyár a pihenés és feltöltődés ideje: utazás, tengerpart, kirándulások, kikapcsolódás, feltöltődés, Balaton és lángos, kerékpártúra vagy múzeumjárás. Igen, erre rendszeres időközönként mindenkinek szüksége van. Cikkek és tanulmányok sora foglalkozik a tudatos kikapcsolódás szükségességével többek között a kiégés megelőzése érdekében is.
De az elmúlt héten egyre gyakrabban hallottam, hogy "utálok szabadságra menni". Gyorsan kiderült, hogy az indulatos megnyilvánulások oka nem a nyaralóhelyek zsúfoltsága vagy csomagolással járó felfordulás.
Egyik ügyfelem arról számolt be, hogy szabadság előtt legalább egy héten át túlórázik, hogy előre dolgozzon. Azért, hogy a szabadság két hete alatt esedékes teendőket ne a nyaralás után kelljen azonnal elintéznie. Kérdésemre, hogy ki helyettesíti, természetesen a "senki" válasz hangzott el.
Saját vállalkozást üzemeltető ügyfelem pedig elmesélte, hogy legfeljebb hosszú hétvégékre utazik el, mert a napi üzletmenetből nem szeretne kiszakadni,mert később nagyon nehezen behozható az elmaradt munka.
Mi is kell ahhoz, hogy akár nagyvállalati, akár magántulajdonú kisvállalkozói környezetben bárki nyugodt lelkiismerettel mehessen szabadságra?
1. Konkrétan körülhatárolt munkakör, feladatok és a munkafolyamatok leírása. Ennek célja az, hogy bárki, aki ideiglenesen átveszi a munkát, besegít vagy épp tűzoltásként megold egy problémát, azonnal átlássa a feladatát. A munkakörbe tartozó tevékenység részekre bontása és folyamatábrán történő ábrázolása biztonságot és gyakorlati útmutatót is jelent a helyettesítő munkatársnak.
2. Kapcsolati lista. Ennek segítségével kutatás, nyomozás és feleslegesen zavaró telefonhívások nélkül elintézhetők a feladatok.
3. Helyettesítési rend. Mire is jó? Egy munkacsoporton, vállalaton belül írásban rögzíti a helyettesítésekre vonatkozó szabályokat. Azaz előírja, hogy melyik munkatársat ki helyettesít betegség vagy szabadság alatt. Előfordulhat, hogy a teljes munkakört kitöltő feladatokat többen veszik át, szakértelmüknek és készségeiknek megfelelően. Természetesen figyelni kell arra, hogy a helyettesítési terv ne csak egy darab papír vagy egy szép táblázat legyen.
4. Betanítás. A kész munkafolyamatok és a helyettesítési rend birtokában már csak kevés időt és erőfeszítést vesz igénybe az egyes feladatok szakszerű bemutatása, átadása, betanítása.
5. Bizalom. A bizalmat nem lehet csak úgy odadobni vagy elkapni. A bizalmat fel kell építeni tudatosan. Aki időszakosan is átadja munkáját, megbízik a másik teljesítményében és elkötelezettségében. A vezető pedig megbízik a betanítás minőségében és kollégái problémamegoldás iránti elkötelezettségében.
Mindez kinek a feladata? Kinek a felelőssége? Többek között szervezést, képzést, motiválást és értékelést, ellenőrzést és információátadást igényel... Ajánlom a vezetői kompetenciáról szóló írásomat.
A coaching-folyamat alkalmas a probléma felvetésére és katalizálja az optimális megoldáshoz vezető gondolatokat is. Mindez természetesen nem csak vezetői szinten és a készségek mentén működik. A team-coaching módszertanával 5-10 fős csapatok is hatékonyan tudnak dolgozni, s a közösen megalkotott munkafolyamatok, helyettesítési tervek nagyobb elkötelezettséget biztosítanak.
